Wejście w życie RODO uświadomiło firmom znaczenie ochrony danych osobowych. Wysokie kary za naruszenie przepisów, sięgające 20 mln euro i więcej powodują, że nie warto tych kwestii bagatelizować.
W tym kontekście warto przyjrzeć się również Google Analytics.
Bezpieczeństwo i zgodność z RODO
Na początku warto podkreślić, że Google Analytics, najpopularniejsze narzędzie analityczne stron internetowych jest co do zasady bezpieczne, a Google podejmuje działania zmierzające do zapewnienia zgodności z przepisami.
Artykuł ten nie stanowi opinii prawnej, stąd brak jednoznacznych stwierdzeń w kwestiach prawnych. Oceny zgodności wykorzystywanych narzędzi z przepisami powinien dokonać prawnik lub inna osoba z odpowiednimi kwalifikacjami – w odniesieniu do indywidualnego przypadku.
Dostęp do danych zabezpiecza szereg rozwiązań technicznych i organizacyjnych (zob. artykuł pomocy Analytics) i prawdopodobieństwo, że zostanie naruszona poufność gromadzonych tam danych – jest znikome.
Google deklaruje, że Analytics jest zgodny z RODO, w szczególności:
- Google umożliwia zawarcie aneksu o przetwarzaniu danych, który stanowi rodzaj umowy powierzenia przetwarzania danych;
- Zostały przygotowane narzędzia umożliwiające ustalenie okresu przechowywania danych (zob. artykuł pomocy Analytics na temat retencji danych) oraz narzędzie do usuwania danych cookie związanych z indywidualnymi użytkownikami;
- Przetwarzanie danych w Analytics odbywa się w ramach Transatlantyckiego Przetwarzania Danych, porozumienia między UE i USA dotyczącego przetwarzania danych osobowych obywateli Unii Europejskiej.
- Analytics nie rejestruje IP. Po jego odczytaniu i ustaleniu przybliżonej lokalizacji użytkownika, IP jest kasowane.
Trzeba też podkreślić, że zasady korzystania z Google Analytics zabraniają przesyłania do Google danych umożliwiających identyfikację osoby. Google zastrzega, że w przypadku naruszenia zakazu, może wyłączyć usługę i usunąć dane.
Skąd biorą się dane osobowe w Google Analytics?
W Analytics przetwarzane są spseudonimizowane dane osobowe, takie jak User ID, identyfikator transakcji, identyfikator Analytics (User pseudo ID, Client ID). Jest to naturalne i prawidłowe wykorzystanie narzędzia analitycznego.
Natomiast wyrażone wprost dane osobowe, takie jak nazwisko, adres email czy adres – w Google Analytics w ogóle nie powinny się znaleźć. Dlaczego w takim razie to się może zdarzyć?
Powodem – jak przy każdym narzędziu – jest niewłaściwe stosowanie Google Analytics przez właścicieli witryn. Co trzeba podkreślić, jest to zazwyczaj niezamierzone i wynika z braku świadomości, jak działa strona www, a także w jaki sposób użytkownicy na nią trafiają.
Najczęściej dane osobowe wprowadzane są przez strony www do Analytics poprzez adresy URL, w tym parametry oraz tytuły strony (meta title).
Adresy URL z danymi osobowymi
W adresie URL dane osobowe mogą pojawić się w sposób bezpośredni (zob. ilustracja poniżej), np:
- jako parametry śledzące generowane przy wysyłce mailingu lub SMS (1);
- jako parametry tworzone w przy zakupie produktu na podstawie wprowadzonych przez użytkownika danych (2);
- jako parametry związane z logowaniem, które w skrajnym przypadku mogą zawierać nazwę użytkownika i hasło (3):
Dane osobowe mogą znajdować się w adresach URL również w sposób pośredni (4 i 5). Polega to na tym, że co prawda w adresie URL nie znajdują się dane osobowe, ale adres ten wskazuje stronę, na której dane osobowe są dostępne, a czasem nawet zawiera klucz uwierzytelniający umożliwiający zalogowanie. Przykładem takiej strony może być link z potwierdzeniem transakcji, np. rezerwacji hotelu:
Oczywiście część z powyższych przykładów to skrajne przypadki (choć niestety wciąż występujące w praktyce). Większość serwisów posiada odpowiednią architekturę i nie ma możliwość odczytania z adresu URL nazwy użytkownika i hasła, czy też zalogowania się na konto i dokonania zmian przez osoby postronne.
Czasami jednak można odnieść wrażenie, że projektanci stron www jakby nie brali pod uwagę faktu, że adres URL lub tytuł strony może być czytany przez kogokolwiek poza użytkownikiem.
Wyszukiwanie w witrynie
Szczególnym przypadkiem wprowadzenia danych osobowych do Analytics przez parametr adresu URL jest wyszukiwanie w witrynie. Może się zdarzyć, że użytkownik (najczęściej omyłkowo) wprowadzi do takiej wyszukiwarki dane osobowe:
Tytuły strony
Dane osobowe mogą zostać przez stronę umieszczone w danych Analytics również poprzez tytuł strony (meta title), który jest również wczytywany przez Google Analytics. Zdarza się też, że w polu tym pojawia się po prostu adres URL strony:
Inne możliwości
Dane osobowe mogą też zostać wprowadzone do Google Analytics przez bardziej zaawansowane funkcje, takie jak parametry zdarzeń (events), wartości transakcji eCommerce, przez interfejs API, w ręcznie przesłanym pliku CSV lub przez Measurement Protocol. Warto sprawdzić, czy przez niedopatrzenie nie są w ten sposób wysyłane do Analytics informacje umożliwiające identyfikację użytkownika.
To może być niegroźny incydent
Dane osobowe wprowadzone do Google Analytics dostępne są wyłącznie dla osób uprawnionych, posiadających dostęp do konta Analytics. Najczęściej są to właściciele witryny, pracownicy i strony trzecie (np. agencje marketingowe) zobowiązane z mocy prawa lub umową do zachowania poufności. Nierzadko większość tych osób ma dostęp do tych samych danych również za pośrednictwem innych systemów (np. programów księgowych i rozliczeniowych), więc fakt, że mogą je podejrzeć również w Analytics, nie zmienia wiele z punktu widzenia faktycznego bezpieczeństwa tych danych.
Dostęp do danych Analytics przez pracowników Google jest również ograniczony do niezbędnego minimum i jest obwarowany szeregiem procedur. Stąd więc, nawet jeśli w Analytics znajdą się dane, które tam trafić nie powinny, to prawdopodobieństwo, że zostaną one za sprawą Google wykorzystane ze szkodą dla osób, których dotyczą – jest znikome.
Dlatego w większości przypadków przekazanie danych osobowych do Google Analytics nie wiąże się z istotnym ryzykiem dla bezpieczeństwa danych. Jeżeli jesteś jedyną osobą, która posiada dostęp do GA, to szansa, że ktokolwiek się o tym dowie, jest praktycznie żadna.
Google umożliwia selektywne usuwanie danych z Analytics i w takich sytuacjach należy z tej funkcji skorzystać.
To może być poważny problem
Przekazanie danych osobowych do firmy zewnętrznej, bez zawartej uprzednio umowy powierzenia przetwarzania danych, może stanowić naruszenie prawa – potwierdza radca prawny Tomasz Palak. Tymczasem aneks o przetwarzaniu danych firmy Google w przypadku usługi Analytics obejmuje wyłącznie dane takie, jak identyfikatory cookie, IP, urządzeń i klientów (dane spseudonimizowane).
Oznacza to, że umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych nie obejmuje zwykłych danych osobowych przesłanych do Google niezgodnie z warunkami korzystania z Google Analytics.
Pojawienie się danych w Analytics może w niektórych przypadkach oznaczać również faktyczne zagrożenie dla ich bezpieczeństwa.
Kto miał dostęp do danych?
Dostęp do twojego konta Google Analytics mógł być udzielany różnym osobom. Zdarza się, że dostęp przydziela się bez zawarcia stosownej umowy o zachowaniu poufności i bez świadomości, że w Analytics znajdują się dane osobowe.
Niezależnie od podpisanych umów, pojawia się pytanie, czy osoby, które miały dostęp do Analytics, dają faktyczną rękojmię poufności informacji? Czy mamy pewność, że osoby te należycie chronią swoje dane dostępu do konta Google?
Dane osobowe to nie statystyki
Nieuprawnione użycie danych analitycznych na temat ruchu na stronie internetowej w najgorszym wypadku naruszy tajemnicę przedsiębiorstwa. Ujawnienie ich niepożądanym osobom (np. konkurencji) w szczególnych przypadkach może okazać się dla firmy niekorzystne.
Skala problemu jest jednak nieporównywalna z wyciekiem danych osobowych i ich nieuprawnionym użyciem na masową skalę, co może pociągnąć za sobą konsekwencje finansowe, prawne i negatywnie odbić się na reputacji firmy.
Zakres danych
Kolejną kwestią jest, o jakich danych mówimy. Czy są to wyłącznie adresy email, czy pełne dane osobowe umożliwiające wykorzystanie tożsamości innej osoby? Czy mogły to być dane wrażliwe? Na ile dane te mogą mieć znaczenie dla prywatności i bezpieczeństwa tej osoby i jej majątku? Czy dane umożliwiły zalogowanie na konto? Czy możliwe było zawarcie transakcji lub dokonanie płatności? Czy mówimy o danych klientów niewielkiego sklepu, czy dużej instytucji finansowej?
Połączenie informacji kto, w jakim czasie i na jaką skalę miał dostęp do danych osobowych, a także jakie to były dane – pozwoli ocenić, czy mamy do czynienia z drobnym incydentem, czy poważnym problemem wymagającym natychmiastowych działań.
Co zrobić w wypadku wykrycia danych osobowych w Analytics?
- Przede wszystkim: zachowaj spokój. Dane te najprawdopodobniej gromadzą się w Analytics od dłuższego czasu. Jeśli dotychczas nie wyniknął z tego powodu problem, niewielka szansa, że stanie się to akurat teraz.
- Określ dokładnie, jakie dane znalazły się Google Analytics i kiedy. Sprawdź, jakie osoby mają dostęp do Analytics oraz przejrzyj historię zmian, by odszukać ewentualnych usuniętych użytkowników, którzy mogli mieć dostęp do danych w przeszłości. Na tej podstawie będzie można określić skalę i wagę problemu.
- Poinformuj osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo danych osobowych lub kierownictwo firmy.
- Zidentyfikuj, które strony serwisu przekazują dane osobowe do Google Analytics i tak zmodyfikuj ustawienia tych stron i/lub kodu śledzącego, by dane już nie trafiały do Analytics.
- Zadecydujcie, co zrobić z dotychczas zebranymi danymi.
Artykuł ten nie jest poradą prawną i przedstawia przede wszystkim aspekty techniczne obecności danych osobowych w Analytics. W każdym indywidualnym przypadku należy zasięgnąć profesjonalnej opinii, która pozwoli ocenić stan techniczny i prawny, a następnie zaproponować rozwiązania. Zapraszamy do kontaktu z nami.
Poniżej kilka uwag praktycznych, które warto wziąć pod uwagę:
- Jeśli chcesz usunąć te dane z Google Analytics, to wiedz, że Google nie przewiduje procedury indywidualnego usuwania tego rodzaju danych z konta Analytics, tym bardziej że zgodnie z warunkami korzystania z usługi, dane te nie powinny się tam znaleźć. Jedynym sposobem jest usunięcie konta/usługi/widoku. Po przeniesieniu do kosza, jest ono całkowicie usuwane po pewnym czasie (zob. artykuł pomocy Analytics).
- Zanim zdecydujesz się skasować konto, zastanów się, czy tak radykalne rozwiązanie jest konieczne w twoim przypadku. Faktu przesłania danych nie da się już odwrócić. Tak długo, jak dostęp do tego konta jest ograniczony do bardzo wąskiego grona osób z odpowiednimi uprawnieniami (czy wręcz ma do niego dostęp tylko jedna osoba), a w Analytics nie znalazły się dane tysięcy kart kredytowych z kodami zabezpieczającymi, realne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych jest znikome. Dane historyczne oraz listy remarketingowe mogą się jeszcze przydać, więc rozważ, czy ich nie utrzymać do czasu, kiedy już będzie można uznać, że są praktycznie nieprzydatne. Zwróć też uwagę, że istnieje możliwość przeniesienia usługi Analytics na inne konto.
- Jeśli została podjęta decyzja o usunięciu konta/usługi, warto zapisać przynajmniej kilka najważniejszych raportów, aby móc w przyszłości sięgnąć do danych historycznych. Możesz też pobrać dane z Analytics przez API. Jeśli korzystasz z bezpłatnej wersji Analytics, mogą wystąpić pewne ograniczenia ilości pobranych rekordów, które uniemożliwią pobranie wszystkich danych. Niemniej, im więcej danych zapiszesz, tym lepiej. W plikach tych możesz oczywiście zaciemnić dane osobowe.
- Jeżeli dane zostały wysłane wyłącznie w sposób pośredni, tzn. w postaci adresów URL umożliwiających dostęp, wystarczy dokonać odpowiednich przekierowań na poziomie serwera i/lub dokonać takich zmian programistycznych, że dostęp do danych osobowych nie jest możliwy z użyciem adresów, które znalazły się w Analytics i nie będzie potrzeby usuwania niczego z Analytics.
- Sprawdź, czy raportowanie wyszukiwania w witrynie nie zawiera danych osobowych. Jednym z rozwiązań jest wyszukiwanie słownikowe, które ogranicza wyszukiwane hasła wyłącznie do fraz znajdujących się na stronie.
- Utwórz alerty wykrywające pojawienie się w Analytics danych mogących być danymi osobowymi. Pamiętaj, że w każdej chwili niedopatrzenie dewelopera lub nieodpowiednie użycie parametrów w adresach url (np. w mailingu) może spowodować, że znowu dane się tam pojawią. Niezależnie od alertów, warto regularnie audytować Google Analytics pod tym kątem.
- Jeśli funkcjonalność linku zawierającego dane osobowe (np. potwierdzenie rezerwacji pokoju hotelowego) jest potrzebna do funkcjonowania serwisu, zadbaj, aby adresy tej strony nie były przesyłane do Google Analytics.
Jedną z opcji zapewnienia bezpieczeństwa jest usunięcie z tych stron wszelkich kodów śledzących. Ponieważ jednak strony takie są często stronami konwersji, może to wymagać dodatkowych rozwiązań programistycznych, aby wciąż raportować konwersje i dane o transakcjach. Stosowanym czasem rozwiązaniem są filtry w Analytics. Trzeba jednak pamiętać, że filtry dokonują zmiany danych dopiero po przesłaniu danych do Analytics.
Aby naprawdę uniemożliwić przesłanie danych osobowych do Google Analytics, konieczna jest odpowiednia modyfikacja kodu Analytics, która dokona zmiany adresów URL przed ich wysłaniem do Google (zob. artykuł pomocy Analytics). Modyfikacje takie można w prosty sposób przygotować przez Google Tag Managera.
Poniżej przykład wdrożenia tego rozwiązania na serwisie Booking.com. Zauważ, że strona ta nie tylko umożliwia dostęp do danych bez zalogowania, ale i modyfikację rezerwacji. Do Google Analytics wysyłany jest jednak adres bez klucza uwierzytelniającego.
.
To nie wina Google – to wina Twojej strony
Jak widać, źródłem problemu jest to, że w niektórych witrynach część adresów URL zawiera dane osobowe lub adresy te umożliwiają dostęp do danych osobowych (a czasem nawet klucz uwierzytelniający umożliwiający zalogowanie).
Google Analytics udostępnia narzędzia, które pozwalają na zapewnienie prywatności danych nawet na takich stronach. Odpowiednio skonfigurowany kod Google Analytics może być bezpiecznie umieszczony na każdej stronie.
Trzeba też pamiętać, że również inne kody Google pobierają adresy URL:
- kody Google Ads (zob. artykuł pomocy Google Ads na temat adresów URL umożliwiających identyfikację użytkownika)
- kody AdSense (zob. artykuł o przeciwdziałaniu przesyłania danych osobowych w AdSense)
- kody Floodlight Google Marketing Platform (artykuł na temat jest to praktycznie powtórzeniem artykułu dot. AdSense)
W przypadku tych kodów, zalecane rozwiązania to m.in.:
- zmiana metody przesyłania formularzy z GET na POST (zob. też artykuł na w3schools.com) oraz
- zastąpienie ciągów w URL zawierających dane osobowe anonimowymi lub spseudonimizowanymi identyfikatorami.
Google zawiadamia użytkowników AdSense, Google Ads i Google Marketing Platform o wykrytych naruszeniach zakazu przesyłania danych osobowych w wiadomościach email połączonych z żądaniem rozwiązania lub wyjaśnienia problemu (zob. np. artykuł pomocy Google dot. usuwania naruszeń zasad oraz wskazówki Google, jak unikać przesyłania danych osobowych do Google).
W Google Analytics wprowadzono domyślną opcję pomijania danych (data redaction), która usuwa z przesyłanych adresów URL adresy email oraz inne ciągi znaków – zob. artykuł pomocy Google.
Trzeba jednak pamiętać, że możliwość usuwania i zaciemniania danych w serwisach Google nie zmienia faktu, że dane te zostały wcześniej przesłane do Google. Przede wszystkim należy więc skupić się na tym, aby do takich sytuacji nie dochodziło.
Inne kody śledzące
Piksel Facebooka również przesyła informacje na temat adresów URL. Co prawda dostęp do tych adresów nie jest aż tak kompleksowy, jak w raportach Analytics, ale faktem jest, że dane są przez Facebook zbierane.
A przecież mamy jeszcze inne kody śledzące, m.in. kody pozostałych sieci reklamowych (w szczególności realizujących remarketing), sieci afiliacyjnych, narzędzi SaaS, kody sieci reklamowych emitujące reklamy – większość z nich czyta informacje o adresach URL. Trzeba mieć świadomość, że niekoniecznie każda z tych firm musi mieć najwyższe standardy bezpieczeństwa danych i udostępniać narzędzia pozwalające na zaciemnienie danych osobowych.
Zwróć też uwagę, że nawet jeśli zadbasz o to, by adresy takie nie były zbierane przez kody śledzące, istnieje możliwość, że użytkownik sam bezrefleksyjnie taki adres udostępni, czasem nawet nieświadomie, poprzez zainstalowane dodatki do przeglądarki lub inne oprogramowanie na urządzeniu. Przykładowo, tak powszechnie używane adblocki, na swoich serwerach gromadzą informacje o adresach wszystkich odwiedzanych stron. A kto wie, co jeszcze użytkownik mógł sobie zainstalować. I owszem, będzie to wina użytkownika, ale taka sytuacja raczej nikomu nie wyjdzie na dobre.
W czarnym scenariuszu może dojść do zaindeksowania takich stron przez wyszukiwarkę.
Nie stosuj adresów zawierających dane osobowe
Ponieważ w przypadku wielu kodów śledzących maskowanie adresu URL i tytułu strony nie będzie możliwe, a sam użytkownik może nieświadomie (np. przez złośliwe oprogramowanie) przekazywać niezidentyfikowanym stronom trzecim informację o odwiedzanych stronach, generalna konkluzja jest taka, że w serwisach www należy unikać stosowania adresów zawierających dane osobowe lub umożliwiających dostęp do nich bez dodatkowego uwierzytelnienia.
Zastanów się więc, czy na pewno takie strony są niezbędne dla funkcjonowania serwisu? Jeśli tak, to na stronach, których adresy URL umożliwiają dostęp do danych bez uwierzytelnienia, należy wstawiać wyłącznie takie kody śledzące, które umożliwiają zamaskowanie tego adresu przed jego pobraniem, takie jak odpowiednio zmodyfikowany kod Google Analytics. Strony takie powinny ograniczać widoczne dane do minimum (np. tylko imię: “Anno, oto Twoje zamówienie”), a pełne dane i możliwości modyfikacji powinny być dostępne wyłącznie po uprzednim, niedawnym zalogowaniu w danej przeglądarce.
Sprawdź, czy to nie dotyczy Twojej strony
Faktem jest, że to usługi Google, a w szczególności Google Analytics, są prawdopodobnie najlepiej przygotowane do śledzenia użytkowników z zachowaniem ochrony prywatności. Wejście w życie RODO oraz wzrastająca świadomość znaczenia ochrony danych osobowych spowodują, że te kwestie będą miały coraz większe znaczenie.
Chyba więc najwyższy czas wykonać audyt Google Analytics oraz strony www, by sprawdzić, jakie kody śledzące się tam znajdują i jakie informacje są przez nie czytane, aby ustalić czy i do kogo twoja strona przesyłała dane osobowe, a także kto do tych danych ma dostęp.
Jeżeli potrzebujesz pomocy przy analizie kwestii poruszanych w tym artykule, skontaktuj się z nami.
Podziękowania dla Macieja Lewińskiego, autora szkoleń z Google Analytics za konsultację artykułu.
